Organízate con Evernote - RuralTic
27 May 2016

Organízate con Evernote. Cómo lo uso.

El trabajo día a día nos supone grandes retos a la hora de organizarnos. La gestión de nuestro trabajo nos inunda con tareas, llamadas telefónicas, correos eletrónicos… Existen muchos métodos para organizar todo esto y podéis encontrar cientos de blogs y lecturas relacionadas con diversos métodos de productividad.

Por mi parte, he indagado un poco y he encontrado, la que de momento, es mi mejor forma de poner orden. Y digo “mí”, porque queda claro que para cada uno habrá una forma de organizarse correctamente.

Hoy os quiero hablar de la herramienta Evernote. No os quiero descubrir sus bondades y sus utilidades, hay cientos de blogs en la red de donde podréis sacar esta información. Incluso una serie de post de Alberto Pena que os da idéas de para qué lo podéis utilizar.

En esta entrada os quiero comentar cómo trabajo con él. Le habia dado varias oportunidades, pero no ha sido hasta ahora cuando he diseñado un formato simple de trabajo que me permite obtener mi máximo rendimiento hasta ahora de mi organización de tareas. Vamos allá.

Dispositivos

Por supuesto, Evernote está presente en todos mis dispositivos. En el Smartphone, en el PC, en tablet… Y si alguna vez necesito tirar de él en un lugar desconocido, también tendríamos la versión web.

Muy interesante (en el caso de Android) es el complemento del widget de escritorio que permite un acceso directo a escribir una nueva nota. Nos permite, de una forma muy rápida y agil anotar cualquier cosa que creamos almacenar.

Etiquetas

Con el etiquetado de tareas he pasado por todos los estados. De no utilizar ninguna, a etiquetar todo y con varias etiquetas. Pero finalmente, sólo trabajo con dos:

  • Pendiente: etiqueto con pendiente aquellas tareas que no he comenzado y que requieren de mi especial atención. Aquí permanencen hasta que prácticamente las termino.
  • Seguimiento: aquellas tareas que ya están maduras, y que sólo necesitan un seguimiento o revisar de vez en cuando.

Así, gracias a los accesos directos y a las etiquetas, tengo en un sóla lista todo lo importante, y lo que necesita de mi atención esporádicamente.

Libretas

Aquí podéis hacer lo que queráis. Yo tengo una personal (para las tareas de casa o notas propias), una de información (donde almaceno elementos que considero que puedo necesitar consultar después) y otra de trabajo, donde almaceno todo lo relacionado con el trabajo. Gracias a las etiquetas que hemos comentado antes, puedo separar por su importancia. Y al resto de notas que hay en otras libretas, directamente no las etiqueto.

Por otra parte, tengo otra libreta, “terminado” donde muevo las notas que se han acabado. De esta forma, cómo es también una libreta compartida, notifico a mis superiores cuando una tarea está terminada. Ya depende de mi jefa de departamente su eliminación final, notificándome que se ha enterado.

Trabajando en equipo

En mi departamento, a raíz de mi puesta en marcha con Evernote lo hemos integrado en la forma de trabajo. Existe una carpeta común a todos los miembros donde hay notas de interés común para todos. Luego, hay una carpeta de trabajo individual que es compartida con el resto de personas para que se nos puedan asignar tareas, o para que nuestros superiores puedan ver cómo llevamos ciertos trabajos.

Recomendación: crea tú tu carpeta personal y después compártela con otros miembros. Si no, te encontrarás problemas relacionados con las etiquetas y sus creadores, no pudiendo hacer nuevas etiquetas, tendrás problemas de sincronización… Nosotros hemos pasado por todos estos puntos, y la solución ha sido esa: que cada uno se cree su propia carpeta y luego la comparta con el resto de miembros.

Aprende a utilizar las busquedas

Quizás la característica más importante de Evernote para mí sea su buscador. Es muy potente. Pero para sacarle el máximo partido, debemos de incluir nombres que sean fáciles de buscar, que incluyan palabras clave (instalaciones, temas, trabajo, etc.) de tal forma que luego, una simple búsqueda nos permita encontrar lo que queremos sin tener que bucear en la borágine de libretas que hemos generado.

Y asi de simple, tienes todo lo necesario para organizar tu día a día. Teniendo en cuenta todas las características de Evernote y que, nosotros usamos la versión “free”, os podéis imaginar lo cómodo que es tenerlo todo a un click de dispositivo (smartphone, pc, tablet…)

Y vosotros, ¿qué otras formas de utilizar Evernote tenéis?

Imágen de portada: Heisenberg Media       –  Enlace de licencia

 


Fernando

Comentarios

  1. Lisa, I will look forward to that!I've been reading Ranger Against War daily for some time now. But I just listen—all that smoke over there in the corner? That's me. Chain-smoking and taking notes.Terrible, howdy to you, too, hon! I don't get around much anymore. My eye sight is almost gone with the wind.

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